ترس از گم‌شدن مدارک مهم یا ربوده‌شدن آنها همیشه یکی از دغدغه‌های اصلی ماست! اگر این مدارک به شرکت و کار ما مربوط باشند، اهمیتی چند برابر پیدا می‌کنند. چرا که برای به دست آوردن آنها، روندی با چندین مرحله و چند امضا را پشت سر گذاشته‌ایم. در صورت از بین رفتن و یا مفقود شدن مدارک ثبتی شرکت ، می توان برای اخذ المثنی مدارک ثبتی از طریق اداره ثبت شرکت ها اقدام نمود.
برای این کار وکیل رسمی دادگستری به همراه فرم مربوط به اخذ المثنی مدارک ثبتی شرکت که باید به امضای کلیه اعضای هیئت مدیره رسیده باشد به انضمام مدارک هویتی تمام اعضاء هیئت مدیره ، به اداره ثبت شرکت ها مراجعه نموده و پس از واریز فیش و تحویل مدارک تکمیلی جهت اخذ المثنی مدارک ثبتی شرکت اقدام نماید.
صدور گواهی اصلی و المثنی:
براساس ماده 173 قانون ثبت شرکت ها، مرجع ثبت باید در اجرای ماده 12 کنوانسیون پاریس و سایر کنوانسیون های مربوط به مالکیت صنعتی مرتبط با آن از جمله موافقت نامه مادرید، پروتکل آن و معاهده همکاری در ثبت اختراعات ، نشریه ای با ذکر مشخصات مالکان آنها و هرگونه اطلاع رسانی در زمینه مالکیت های صنعتی و مباحثی در رابطه با اداره کل مالکیت صنعتی،جهت انتشار خلاصه اختراعات ، طرح صنعتی و علایم ثبت شده منتشر کند. درآمد حاصل از انتشار نشریه فوق در چارچوب ماده 166 این آیین نامه محاسبه می شود.
براساس ماده 174، مرجع ثبت موظف است تا گواهی نامه های اختراع، طرح صنعتی و علامت را با استفاده از جدیدترین شیوه های فناوری موجود،جهت پیشگیری از تخلفات احتمالی صادر کند.
ماده 175 ـ در صورت مفقود شدن يا از بين رفتن گواهي نامه اختراع، طرح صنعتي و علامت، مالك مي تواند با پرداخت هزينه مقرر در جدول هزينه ها، تقاضاي صدور المثني نمايد. بدين منظور وي بايستي طريق از بين رفتن يا گم شدن گواهي نامه را كتباً به مرجع ثبت اعلام و استشهاديه اي مبني بر شهادت و اظهار اطلاع حداقل 3 نفر كه هويت و امضاء آن ها به گواهي يك نفر از شهود مذكور رسيده و هويت و امضاء نامبرده به گواهي يكي از دفاتر اسناد رسمي رسيده باشد، ضميمه نمايد.
مراتب فقدان گواهي نامه هاي اختراع، طرح صنعتي و علامت به هزينه درخواست كننده يك نوبت در روزنامه رسمي كشور آگهي مي شود. در صورتي كه تا 10 روز از تاريخ انتشار آگهي در روزنامه رسمي كشور، اعتراض نرسيده يا در صورت اعتراض، اصل گواهي نامه توسط معترض ارائه نشده باشد، اداره مالكيت صنعتي اقدام به صدور المثني گواهي نامه مفقودي مي نمايد. رسيدگي به اعتراضات واصله با دادگاه صالح مي باشد.
تبصره: در صورتی که گواهی نامه های مفقود شده و یا از بین رفته به اشخاص مقیم خارج از کشور تعلق داشته باشد.صدور المثنی، مستلزم تسلیم اعلامیه ای است که از سوی دفتر اسناد رسمی کشور محل اقامت وی صادر شده و توسط نمایندگی های جمهوری اسلامی ایران ثبت شود
برای کدام مدارک شرکت می توان المثنی دریافت کرد:
برای پاسخ به این پرسش باید میان شرکت های مختلف قائل به تفکیک شد. در واقع این مدارک در شرکت سهامی خاص، شرکت با مسئولیت محدود، شرکت تعاونی و شرکت های غیر تجاری متفاوت می باشد که در ادامه هر یک از این مدارک در هر شرکت به طور جداگانه بررسی می شود.
موارد صدور المثنی برای مدارک شرکت سهامی خاص: 1- اساسنامه شرکت مشتمل بر 64 ماده و 11 تبصره 2- صورت جلسه موسسین 3- اظهارنامه.
موارد صدور المثنی برای مدارک شرکت با مسئولیت محدود: 1- اساسنامه 2- شرکت نامه 3- تقاضا نامه 4- صورت جلسه موسسین.
موارد صدور المثنی برای مدارک شرکت تعاونی: 1- اساسنامه مشتمل بر 52 ماده 2- شرکت نامه 3- تقاضا نامه 4- صورت جلسه موسسین و هیئت مدیره .
موارد صدور المثنی برای مدارک شرکت های غیر تجاری: 1- اساسنامه مشتمل بر 27 ماده 2- اظهار نامه 3- صورت جلسه موسسین.
شایان ذکر است غیر از مدارک فوق الذکر برای هر شرکت، در موارد دیگر نمی توان درخواست صدور المثنی برای شرکت نمود. علاوه بر این، درخواست اخذ فایل المثنی برای مدارک ثبتی شرکت شامل مراحلی می شود که در قسمت های بعدی این مقاله مورد بررسی قرار خواهد گرفت.
مراحل و نحوه اخذ فایل المثنی برای مدارک ثبتی شرکت:
همچنین بیان شد، این مدارک میان شرکت های مختلف متفاوت می باشد و اکنون در این قسمت از مقاله، مراحل و نحوه اخذ فایل المثنی برای مدارک ثبتی شرکت مورد بحث و بررسی قرار می گیرد.
به منظور درخواست صدور المثنی برای مدارک شرکت لازم است ابتدا تقاضا نامه اخذ المثنی مدارک مدنظر توسط هیئت مدیره و یا شرکا و سهامداران شرکت امضا شود و پس از آن وکیل دادگستری به همراه مدارک هویتی هیئت مدیره شرکت و همچنین فرم های تکمیل شده به اداره ثبت شرکت ها مراجعه نماید.
شایان ذکر است فرم های مذکور باید به مهر و امضا شرکت و وکیل دادگستری و همچنین امضا شرکا و سهامداران رسیده باشد. پس از انجام استعلام های لازم توسط اداره ثبت شرکت ها و تحویل مدارک به این مرجع و همچنین پرداخت هزینه های لازم، اداره ثبت شرکت ها اقدام به صدور المثنی برای مدارک خواسته شده می نماید.
از آنجا که در صورتجلسات شرکت سهامی، تعداد و نام و نوع سهام شرکت به تفکیک و به صورت دقیق نوشته شده، در صورتی که تعداد یا ارزش سهام هر یک از سهامداران شرکت گم شود یا به هر نحو از دسترس خارج شود؛ باید به این صورتجلسات مراجعه شود. همچنین چنانچه لیست سهامداران ثبت شده در اداره ثبت شرکت ها با لیست سهامداران موجود در شرکت متفاوت باشد، لیست موجود در شرکت از اعتبار خارج می شود. شایان ذکر است به منظور دریافت اطلاعات صورت مذاکرات می بایست به اداره ثبت شرکت ها مراجعه شود.
اخذ لیست سهامداران از اداره ثبت شرکت ها:
به منظور اخذ لیست سهامداران شرکت از اداره ثبت شرکت ها یکی از شرکا یا سهامداران یا وکیل شرکت می تواند به شورای حل اختلاف مراجعه و نامه ای خطاب به اداره ثبت شرکت ها دریافت نماید. با این نامه می توان لیست اسامی سهامداران را از اداره ثبت شرکت ها دریافت نمود. درصورت واگذاری موارد مربوط به ثبت شرکت، باید اوراق مربوطه را امضاء و ممهور به مهر شرکت نمود.
شیوه ی اخذ المثنی برای مدارک ثبتی:
در این جا به روش درخواست المثنی برای مدارک می پردازیم. برای این کار باید از طريق اداره ثبت مربوط به شرکت اقدام شود.
تقاضا نامه مربوط به گرفتن المثنی مدارک گم شده به افراد هیأت مدیره یا شرکا و سهام داران مربوطه تقدیم می شود تا آن را امضاء کنند.
به اتفاق مدرک های هویتی همه افراد هیآت مدیره به وسیله وکیل رسمی مربوط به دادگستری به سازمان ثبت شرکت های مربوطه ارسال می شود.
بعد از پرداخت هزینه ها و تحویل مدارک مذکور به اداره و انجام پرسش ها و استخبارهای لازم مدارک خواسته شده به فرد متقاضی داده می شود.